La L.R. n. 12/2003, all’art. 45, stabilisce che le Province e i Comuni predispongano i piani per l’utilizzo, l’organizzazione e la gestione ottimali degli edifici, delle attrezzature scolastiche e dei servizi per l’accesso. La L. n. 56/2014, all'art. 1,  affida a Province e Città metropolitane la gestione dell'edilizia scolastica.

La Provincia, ora Città Metropolitana di Bologna, già a partire dall’a. s. 1997/98, ogni anno ha provveduto all’elaborazione del Piano annuale di utilizzo degli edifici scolastici, attivando a questo scopo una collaborazione interna all’Ente tra le strutture che hanno competenza sulle scuole secondarie di secondo grado (oggi Area Sviluppo Economico e Sociale e Area Sviluppo delle Infrastrutture - Servizio Edilizia Scolastica, Istituzionale, Prevenzione e Protezione).

Il Piano, redatto annualmente per gli Istituti secondari di 2° grado e costruito sulla base delle previsioni dell'Ente, delle richieste dei/delle Dirigenti scolastici/e e degli Enti Locali coinvolti, nonché delle richieste di iscrizione presentate a gennaio di ogni anno dalle famiglie, è uno strumento di programmazione che consente di prevedere le necessità di spazi e strutture di ogni istituto e di ogni singolo plesso, le conseguenti variazioni dell'assetto organizzativo e le operazioni edilizie necessarie per iniziare in modo efficiente l'anno scolastico seguente.